4 Tips om een vergadering goed te beginnen
Wat kan het vervelend zijn als vergaderingen eindeloos lang lijken te duren – en dat er dan ook nog geen concrete conclusies of actiepunten uitgekomen zijn. Waarom zit je dan eigenlijk bij elkaar? Effectief vergaderen is een kunst, en in het bedrijfsleven lijken nog maar weinig mensen die onder de knie te hebben. Er zijn echter manieren waarop je een vergadering veel beter en effectiever kunt laten verlopen. In dit artikel delen we 4 belangrijke tips voor de start van de vergadering.
1. Begin met een leuke ijsbreker
IJsbrekers zijn er in alle soorten en maten. Ze zorgen ervoor dat mensen zich wat meer op hun gemak voelen en dat iedereen elkaar beter kent. Daarnaast wordt het tijdens de rest van de vergadering makkelijker om eigen ideeën of inzichten te delen, simpelweg omdat men meer durft. En die creativiteit, die kan het team eigenlijk alleen maar ten goede komen. Vaak komen uit ijsbrekers ook verrassende resultaten, waardoor iedereen met een fris gevoel aan de vergadering begint. Even uit de loop van de dag en daarna hard aan het werk.
2. Stel wat geks voor: een nieuwe locatie!
Soms is het nodig voor iedereen om uit de sleur van de dag te komen, zeker aan het einde van de week of wanneer je laat op de dag vergadert. Een manier om ieders aandacht erbij te houden en effectief te kunnen vergaderen is door te veranderen van locatie. Is het mooi weer? Overweeg dan eens om buiten te vergaderen als er een plekje in de buurt is dat daar geschikt voor is. Ook kun je een vergaderruimte huren die uitermate geschikt is voor vergaderingen wanneer er op kantoor geen fijne ruimte is.
3. Start met een duidelijke rolverdeling en structuur
Wanneer het vaak voorkomt dat jij en je team tijdens vergaderingen eindeloos afdwalen naar onderwerpen die tijdens de meeting eigenlijk niet op de agenda stonden en er niemand is jullie daarop wijst, dan is effectief vergaderen moeilijk. Geef duidelijke rollen aan en werk met een vaststaande agenda waar tijd voor ieder agendapunt is gereserveerd. Zorg dat er iemand let op de tijd, laat een voorzitter wijzen op afdwalingen en geef een iemand de taak om te notuleren.
4. Genereer persoonlijke aandacht voor iedereen
Wanneer je ieders aandacht wilt hebben en ook wilt vasthouden, dan moet je hen persoonlijk aanspreken. Je kunt aan iedereen vragen een recent persoonlijk of werk gerelateerd succesverhaal te delen, of om een persoonlijk ontwikkeldoel te benoemen. Door iedereen kort aan het woord te laten voelen je collega’s zich gezien en zijn ze sneller geneigd om hun aandacht erbij te houden. Daarnaast is positiviteit aanstekelijk. Zeker een succesverhaal doet het goed, want dat wil iedereen immers graag delen en we luisteren er ook graag naar.
Deze vier leuke én creatieve manieren om een vergadering te starten, zouden zomaar eens het verschil kunnen maken voor jou en je team. Ben je op zoek naar meer tips om effectiever, beter en leuker te kunnen vergaderen? Neem dan vooral contact met ons op. We adviseren je graag!
